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Ref : 224025
AVIS DE RECRUTEMENT: RESPONSABLE ADMINISTRATIVE DE NAATAL MBAY DAKAR
Publiée par Bineta DIENG le Lundi 2 Octobre 2017 dans Emplois cadre
Entreprise : NAATAL MBAY Dakar
Ville : Dakar
Fonction : RECEPTIONNISTE & ADMIN/LOGISTIQUE ASSISTANT
Sous la supervision de la Responsable Administrative de NAATAL MBAY Dakar, la Réceptionniste & Admin/Logistique Assistant est chargée de gérer le standard téléphonique, d'accueillir les visiteurs, d'appuyer le Projet dans l'exécution de certaines tâches administratives, d'appuyer le suivi logistique et d'appuyer les bureau régionaux en Adminis­tration et logistique.
Principales Tâches et Responsabilités

Elle exécutera plus spécifiquement les tâches suivantes :

Gestion de la réception et du standard téléphonique :
•Répond aux appels téléphoniques et les passe à la personne demandée après vérification de la disponibilité de cette dernière ;

• Prend les messages lorsque la personne demandée est indisponible ou absente ;
•Effectue les appels téléphoniques qui lui sont demandés par le staff et les passe au deman­deur dans les meilleurs délais. En cas d'indisponibilité de ligne, tient le demandeur informé de l'évolution de sa demande ;
•Reçoit le courrier arrivée, l'enregistre sans tarder, et le transmet au destinataire ;
•Se rapproche des professionnels pour obtenir les noms des personnes ou partenaires at­tendus dans la journée ;
•Accueille les visiteurs, vérifie qu'ils sont attendus, installe les visiteurs à la réception en at­tendant que la personne visitée vienne les chercher. En cas d'indisponibilité de la personne vi­sitée, ou lorsque le visiteur n'est pas attendu, prend ses coordonnées pour un contact ultérieur évenutel ;
•Reçoit les réponses aux appels d'offres et avis de recrutement, les enregistre dans les sup­ports prévus à cet effet et les transmet sans tarder au destinataire approprié selon le cas ;
• Reçoit les journaux quotidiens auxquels le projet est abonné. Met à jour le ficher de suivi Excel prévu à cet effet, les transmet à la spécialiste de la communication. A la fin du mois, vé­rifie la facture du vendeur et prépare les documents de paiement ;
•Répond aux demandes de renseignements concernant le projet. Si elle n'a pas l'informa­tion, transfère la demande à la personne susceptible de satisfaire la demande ;
•Met à jour le répertoire téléphonique des numéros fréquemment appelés ;
•Assure l'acheminement du courrier vers l'extérieur en fonction de la disponibilité des chauf­feurs à l'aide du cahier de transmission ;
•Veille à la propreté et à la bonne tenue de la réception .

Appuie dans diverses activités administratives et Logistique :
•Rédige les draft, saisit et classe divers documents et correspondances ;
•Assure le suivi de l'entretien des véhicules ;
•Coordonne les sorties des véhicules et des chauffeurs (Dakar et missions de terrain) ;
•Réceptionne les log book sur une base hebdomadaire et apporte les premières vérifications et demandes de complément ;
•Vérife et confirme les déplacements avec les responsables en cas de besoin et confirme les kilométrages effectués par les véhicules
•Analyses les variations de consommation du carburant et en fait un report au Superviseur
•Assiste dans l'achat de fournitures de bureau : recherche de proforma, élaboration bon de commande, préparation documents de paiement, etc ;
•Coordonne l'appui logistique des missions de terrain du staff : réservation d'hôtels, prépa­ration travel request/demandes de perdiem, etc ;
•Appuit dans l'organisation de rencontres (prise de rendez-vous) ; '
•Coordonne la signature de divers documents par le directeur du projet ;
•Prépare les documents justificatifs liés aux activités administratives selon les besoins ;

Appuie aux bureaux et antennes regionnaux
•Réceptionne les documents envoyés par les bureaux régionnaux ;
•Apporte les premières vérifications et confirme avec eux avant tirage et soumission aux différents validateurs ;
•Suit le dossier jusqu'à l'approbation finale et/ou scanne et envoie le document validé ou les demandes supplémentaires réclamées par les validateurs.
•Effectue toute autre tâche qui lui serait assignée dans le cadre de son travail et selon ses compétences.

Qualifications et qualité.personnelles requises
•Une expérience de quatre (4) ans dans un poste administratif ou opérationnel.
•Licence (Bac + 3) en administration, secrétariat bureautique (ou équivalent).
•Très bonnes compétences interpersonnelles ; attentif(ve) au détail.
•Capacité à travailler sous pression et avec plusieurs équipes et personnes de différents sites en même temps.
•Très bonne compétence écrite et orale.
•Une expérience précédente dans les événements et la logistique
•Maitrise des outils informatiques principalement Excel et Word.
•Une expérience des procédures de l'USAID ou des organisations Américaines

Supervision

Le travail sera effectué sous la supervision directe de la Responsable Administrative de NAATAL MBAY Dakar.


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