Publié le Jeudi 19 Août 2010 par - Anonyme

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Ref : 66281

Addis-Abeba

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I. Historique

1. La Commission de l'Union africaine (CUA) est l'un des organes de l'Union africaine (UA). Elle est le principal organe chargé de jouer le rôle fondamental dans la gestion et l'administration quotidiennes des activités de l'Union africaine, en collaboration avec les États membres, les autres organes de l'UA, les Communautés économiques régionales (CER) et les parties prenantes.

2. Le Bureau du Secrétaire de la Commission a été établi comme Secrétariat de l'Union en vue de jouer le rôle de collaboration, d'appui et de coopération nécessaires avec les organes de l'UA, États membres et les CER, et d'assurer la coordination des activités entre les directions et les départements ainsi que les services des réunions de la Commission et des autres organes de l'UA, en particulier celles du Comité des Représentants permanents (COREP), du Conseil exécutif et de la Conférence.

3. Consciente de son rôle de premier plan en tant que première organisation interdépartementale sur le continent et en vue de mettre en place des cadres politiques, administratifs, des services de protocoles et autres plates-formes connexes pour faciliter la gestion des réunions de la Commission de l’UA et des autres organes de l'UA, la Commission va recruter un consultant pour élaborer deux documents-cadres, à savoir, un Manuel général sur la gestion des événements et un accord type de siège pour les réunions de l'UA

II. Objectifs de l'étude

4. Les principaux objectifs de l'étude sont les suivants :

a. élaborer un Manuel général pour la gestion des événements, qui sera utilisé comme guide dans l'organisation des événements et des réunions de l'UA, en l'occurrence celles de la Conférence et des autres organes de l'UA. Le Manuel doit préciser les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes et réduire au minimum les chevauchements et la duplication des activités ;

b. élaborer un Accord type de siège qui définit les droits et les obligations de la Commission et du pays hôte pour les réunions et les événements qui seront organisés et dont les services seront assurés par la Commission.



III. Tâches

5. Les tâches à accomplir sont de deux ordres :

a. En ce qui concerne l'élaboration d'un Manuel général pour la gestion des événements, le consultant devra :

i. engager les consultations nécessaires avec les départements et services concernés de la Commission afin d'identifier les domaines qui connaissent des problèmes et les moyens de les résoudre ;

ii. analyser les rapports d'évaluation des réunions précédentes afin de tirer les leçons des faiblesses mises en évidence ;

iii. définir clairement les rôles et les responsabilités de tous les acteurs dans le cycle de gestion des événements ;

iv. revoir le mandat et la composition du Comité d'organisation des événements et des conférences ;

v. établir la liste de planification des événements, qui sera utilisé comme document de référence pour aider le Coordonnateur des événements pour diriger la logistique des événements et organiser les événements avec le budget alloué à temps et d’une manière économique ;

vi. élaborer des critères d'évaluation du succès des événements organisés par la Commission. Procéder à une analyse critique de la participation de chaque événement et proposer des critères de sélection des participants (qui devraient y participer) ;

vii. élaborer des critères d'évaluation du rapport coût-efficacité (rapport qualité-prix) des événements ;

viii. effectuer une analyse des meilleures pratiques internationalement acceptées dans la gestion des événements, en vue de les adapter aux réalités de l'UA ;

ix. proposer des solutions réalistes en cas de violation par l’une des parties.

b. Les tâches spécifiques pour l’élaboration d'un Accord type de siège sont les suivantes :

i. procéder à une analyse critique de la situation sur le terrain par rapport aux documents de la Commission de l’UA tels que l'Acte constitutif, le Règlement intérieur des organes de l'UA, le Plan stratégique et autres documents de référence pertinents ;

ii. analyser les rôles joués par les États membres et la Commission en termes de collaboration, de coopération et d’appui au cours des réunions de l'Union africaine (Conférence, Conseil exécutif, COREP et réunions ministérielles et d'experts) dans le but d'identifier les préoccupations des différentes parties prenantes ;

iii. engager les consultations nécessaires avec les départements et services concernés de la Commission ainsi qu’avec les Etats membres afin d'identifier les domaines qui connaissent des problèmes et les moyens de les résoudre ;

iv. effectuer une analyse comparative de la pratique dans d'autres organisations régionales et continentales en vue d'incorporer les meilleures pratiques internationalement acceptées dans le projet d'Accord type de siège ;

v. effectuer une analyse des points forts, des faiblesses, des possibilités et des menaces (SWOT) dans le but d'améliorer, de faciliter et d'assurer le bon déroulement de l'organisation, de la gestion et de la tenue des réunions de l'UA;

vi. revoir les précédents accords de siège convenus au cours des cinq dernières années, tant sur le fond que sur la forme dans le but de proposer un Accord type de siège pour les réunions des organes de l'UA (COREP, Conseil exécutif et Conférence), ainsi que les réunions des ministres et des experts ;

vii. préparer une liste en annexe, qui sera un extrait de l'accord de siège pour référence rapide ;

viii. préparer en annexe au projet d'accord de siège, (avec analyse) l'estimation des incidences financières de l'accueil des réunions des organes de l'UA ; aider les États membres à prendre des décisions en toute connaissance de cause pour l'accueil d'une réunion.

IV. Compétences et qualifications techniques

6. Le consultant devra :

• être titulaire d'un diplôme d'études supérieures en gestion/administration, relations internationales, études en droit social ou dans un domaine connexe ;

• avoir de l'expertise en planification et organisation des réunions (obligatoire) ;

• avoir des connaissances de l'intégration et la coopération régionales (souhaitable) ;

• avoir des connaissances ou de l'expérience en diplomatie et relations publiques (un atout) ;

• avoir des aptitudes en rédaction et en communication en langues anglaise et française. La connaissance de l'arabe ou du portugais serait un atout ;

• avoir la maîtrise de l’outil informatique ; et

• avoir au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle à un poste de responsabilité dans l'élaboration de cadres de collaboration et de coopération aux niveaux continental et international.

V. Établissement des rapports et logistique

7. Le consultant :

• sera responsable devant le Secrétaire de la Commission ou de son représentant désigné ;

• devrait effectuer deux (2) visites au Siège de l'UA à Addis-Abeba, la première visite pour le débriefing et la compréhension de la mission et la deuxième visite pour présenter le projet de Rapport final ;

• sera chargé de sous-traiter d'autres documents et informations qui ne sont pas fournis par la Commission de l’UA, mais sont pertinents pour le travail ;

• utilisera le matériel et l’équipement fournis par la Commission de l’UA dans l'exercice de ses fonctions ;

• devrait effectuer des visites dans les départements et services d'appui de la Commission de l'UA pour avoir des entretiens avec différentes parties prenantes dans le cadre de la collecte d'informations. La Commission de l’UA devra faciliter l'accès aux documents pertinents, ainsi que les contacts avec ses fonctionnaires concernés.

VI. Durée

8. L'étude sera effectuée en soixante (60) jours ouvrables à compter de la date où elle a commencé. Sur ces soixante (60) jours, cinq (5) jours seront réservés à la finalisation du rapport.

VII. Résultats attendus

9. Le Consultant devra produire les résultats suivants à la date prévue :

i. un rapport initial à soumettre au secrétaire de la Commission sept (7) jours suivant la signature du contrat. Le rapport devrait contenir l'approche et la méthodologie adoptées par le consultant ;

ii. l'avant-projet de rapport qui sera soumis dans les cinquante (50) jours ouvrables. Le rapport sera présenté à la Commission pour examen et commentaires. Le Consultant devra alors tenir compte des observations formulées par la Commission pour finaliser le rapport ;

iii. les deux (2) documents ci-après en anglais ou en français cinq (5) exemplaires originaux et une version électronique seront soumis à la Commission de l’UA dans un délai de soixante (60) jours ouvrables à partir du début de la mission :

a. Version finale du Manuel général pour la gestion des événements;
b. Accord type de siège

VIII. Suivi et évaluation

10. Le Secrétaire de la Commission assure le suivi et l'évaluation du travail du consultant pour veiller au respect du calendrier, des termes de référence et des obligations contractuelles.

IX. Soumission des propositions

11. Le Consultant devra soumettre les documents suivants :

a. un curriculum vitae détaillé (CV) indiquant les coordonnées d'au moins trois (3) répondants avec un accent sur l'expérience professionnelle et les travaux similaires, le cas échéant, exécutés ailleurs ;

b. une proposition financière indiquant les coûts en détail. La Commission ne tiendra compte que des propositions financières des candidats qui répondent aux qualifications techniques.

12. Les propositions doivent être soumises au plus tard le 08 septembre 2010, avant la fermeture des bureaux et envoyées à l'adresse suivante :


Directeur de l'administration et de la mise
en valeur des ressources humaines
Commission de l'UA
B.P. 3243, Addis-Abeba (Éthiopie)
Fax : 00251-11-552584/5510430
E-mail : au-recruits@africa-union.org